เชื่อว่าเจ้าของกิจการขนาดเล็กหลายคนที่เพิ่งเปิดบริษัทใหม่ อยากเริ่มต้นทำบัญชีด้วยตัวเอง เพราะนอกจากจะประหยัดค่าใช้จ่าย ไม่ต้องเสียเงินจ้างนักบัญชีแล้ว ยังช่วยให้รู้ความเคลื่อนไหวของธุรกิจอย่างใกล้ชิดอีกด้วย แต่พอพูดถึง “การทำบัญชี” หลายคนก็ปวดหัวรอแล้ว เพราะจับต้นชนปลายไม่ถูก ไม่รู้ว่ามีเอกสารอะไรต้องจัดการบ้าง เพราะอย่างนี้ Sunmi TH จึงขอพาเจ้าของกิจการมือใหม่มาทำความเข้าใจเรื่องการทำบัญชีเบื้องต้นไปพร้อมๆ กัน

ข้อดีของการทำบัญชีเบื้องต้นด้วยตัวเอง

การทำบัญชีเบื้องต้นด้วยตัวเอง หลักๆ แล้วมีด้วยกัน 2 ส่วน คือ การออกเอกสารทุกครั้งที่มีรายรับเข้ามา และการจดบันทึกทุกครั้งที่มีรายจ่ายออกไป ถ้าเจ้าของกิจการสามารถจัดการทั้งสองส่วนนี้ได้ด้วยตัวเอง ก็จะช่วยให้รู้ทันทีว่า เดือนที่ผ่านมาเรามีกำไรหรือขาดทุนเท่าไหร่ มีกระแสเงินสดมากน้อยแค่ไหน หรือที่เรียกกันว่า รู้สถานะทางการเงินของธุรกิจ ซึ่งส่งผลให้เจ้าของกิจการสามารถวางแผนธุรกิจได้ดียิ่งขึ้นในอนาคต

ทำบัญชีเองแล้ว ยังต้องจ้างสำนักงานบัญชีอยู่ไหม

ก่อนจะพาไปดูหลักการทำบัญชี ต้องขออธิบายก่อนว่า แม้ว่าเราจะทำบัญชีด้วยตัวเอง แต่ก็ยังจำเป็นต้องจ้างสำนักงานบัญชีอยู่ดี เพราะกฎหมายกำหนดให้นิติบุคคล (เจ้าของกิจการที่จดบริษัท) ต้องมีผู้ทำหน้าที่จัดทำบัญชี เพื่อนำส่งข้อมูลงบการเงินให้กรมพัฒนาธุรกิจการค้าและกรมสรรพากร พูดง่ายๆ ว่า ต้องมีนักบัญชีมาช่วยตรวจสอบบัญชี และเซ็นรับรองว่า งบการเงินที่จัดทำขึ้นมานั้นถูกต้องหรือไม่ ก่อนจะส่งให้ภาครัฐนั่นเอง

อย่างไรก็ตาม ถ้าเราสามารถทำบัญชีเบื้องต้นเองได้ แล้วรวบรวมเอกสารต่างๆ ที่ทำนั้น ไปให้กับทางสำนักงานบัญชีช่วยตรวจสอบและส่งงบ ก็จะช่วยประหยัดเวลาได้มากยิ่งขึ้น และยังช่วยลดค่าใช้จ่ายในการจ้างทำบัญชีได้ด้วย

นอกจากนี้แนะนำให้เจ้าของกิจการจ้างสำนักงานบัญชีที่มีคุณภาพมาช่วยนำส่งภาษีของเราทุกสิ้นเดือน เพื่อช่วยประหยัดเวลาเพิ่มขึ้น โดยทั่วไปสำนักงานบัญชีจะคิดค่าบริการหลักพันบาท เป็นค่าบริการรายเดือน เพื่อนำส่งภาษีมูลค่าเพิ่ม (นำส่งภายในวันที่ 14 ของเดือนถัดไป) ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (นำส่งภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป) และเงินประกันสังคม (นำส่งภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป)

เอกสาร 3 ประเภทที่ต้องทำ เมื่อมีการรับเงินเข้ามา

ทุกครั้งที่มีการขายสินค้าหรือให้บริการ เจ้าของกิจการควรออกเอกสารและจัดเก็บให้เป็นระบบเสมอ เพราะจะช่วยให้เราสรุปยอดขายได้ รู้กระแสเงินสด และรู้ยอดเงินที่ยังไม่ได้รับจากลูกค้า หรือที่เรียกว่า ยอดค้างรับ เอกสารที่ว่านี้ ได้แก่

1.ใบเสนอราคา: เป็นเอกสารที่ใช้สำหรับเสนอราคาให้ลูกค้าของเราพิจารณาและเซ็นอนุมัติกลับมาเป็นลายลักษณ์อักษร เจ้าของกิจการสามารถใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงได้ว่า ลูกค้าตกลงที่จะสั่งซื้อกับเราแล้ว ส่วนมากมักจะใช้ในการขายสินค้าหรือให้บริการกับบริษัทใหญ่ๆ โดยในใบเสนอราคามีข้อมูลที่สำคัญ ได้แก่ ชื่อสินค้า จำนวนสินค้า ราคา วันที่จัดส่ง และวิธีการชำระเงิน

2. ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้: เป็นเอกสารที่เอาไว้ใช้กับบริษัทที่มีการกำหนดเครดิตเทอม หรือระยะเวลาการรอจ่าย เช่น 30 วัน 45 วัน 60 วัน หรือมากกว่านั้น มีหน้าตาคล้ายกับใบเสนอราคา ต่างกันแค่ส่วนหัวเอกสาร ใช้สำหรับส่งไปแจ้งให้ลูกค้าทราบว่า อย่าลืมชำระเงินตามที่ได้ตกลงกันไว้ โดยทั่วไปบริษัทใหญ่ๆ มักจะมีรอบวางบิล-รับเช็คที่ชัดเจน เช่น วางบิลภายในวันที่ 15 ของเดือน และรับเช็คภายในวันที่ 26 ของเดือนถัดไป ซึ่งเจ้าของกิจการต้องจำให้ดี เพราะหากพลาดการวางบิลและหลุดรอบนั้นๆ จะทำให้ต้องรอต่อไปอีกอย่างน้อย 30 วัน

3. ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน: เป็นเอกสารที่ออกให้กับลูกค้าของเรา เพื่อเป็นหลักฐานว่า ได้รับเงินจากการขายสินค้าและให้บริการเรียบร้อยแล้ว ถือเป็นเอกสารที่สำคัญมาก และมีข้อควรระวังหลายส่วน เพราะกรมสรรพากรกำหนดรายละเอียดและรูปแบบเอาไว้แล้วว่า ต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง เช่น ชื่อ-ที่อยู่บริษัท เลขประจำตัวผู้เสียภาษี สำนักงานสาขา ทั้งผู้ซื้อและผู้ขาย รวมทั้งต้องมีคำว่า ใบกำกับภาษี ที่ชัดเจน มีการรันเลขเอกสารอย่างเป็นระบบ และต้องมีทั้งต้นฉบับและสำเนา

ค่าใช้จ่าย 2 ประเภทที่ต้องบันทึก เมื่อมีการจ่ายเงินออกไป

นอกจากเจ้าของกิจการต้องบริหารรายรับให้เป็นระบบแล้ว ยังต้องบันทึกรายจ่ายให้ละเอียดรอบคอบด้วย คิดง่ายๆ ว่า “เมื่อมีการจ่ายเงินออกจากบริษัทเราเมื่อไหร่ ให้จดบันทึกเมื่อนั้น” โดยรายจ่ายที่เราต้องจดบันทึก มีด้วยกัน 2 ส่วนหลัก ได้แก่

1. ค่าใช้จ่ายในการขาย (Cost of Goods Sold: COGS): การจะขายสินค้าใดๆ ก็ตาม เราจำเป็นต้องจ่ายเงินต้นทุน เพื่อให้ได้สินค้านั้นมาก่อน หรือที่เรียกว่า “ต้นทุนขาย” การคำนวณต้นทุนขายนั้น เราไม่ได้คำนวณแค่ค่าสินค้าเพียงอย่างเดียว แต่ยังต้องรวมค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องด้วย เช่น หากเราทำธุรกิจซื้อมาขายไป ต้นทุนของเราอาจเป็นทั้งค่าสินค้า ค่าขนส่ง รวมถึงค่าฉลาก หากเราเป็นผู้ผลิตเอง ต้นทุนขาย อาจหมายถึง ค่าวัตถุดิบ ค่าแรงงาน ค่าเสื่อมเครื่องจักร เป็นต้น ในทางบัญชีเรียกค่าใช้จ่ายเหล่านี้ว่า “ค่าใช้จ่ายในการขาย” ซึ่งถือเป็นค่าใช้จ่ายสำคัญที่เจ้าของกิจการต้องจดบันทึกเอาไว้ให้ครบถ้วน

2. ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน (Operating Cost): เจ้าของกิจการไม่ได้มีแค่ต้นทุนที่จ่ายไปกับสินค้าเท่านั้น แต่ยังมีค่าใช้จ่ายอื่นๆ ในการดำเนินงานของบริษัทด้วย ไม่ว่าจะเป็นค่าเช่าออฟฟิศ ค่าอุปกรณ์สำนักงาน ค่าน้ำ ค่าไฟ รวมถึงเงินเดือนของพนักงาน เจ้าของกิจการต้องไม่ลืมจดบันทึกค่าใช้จ่ายทุกอย่างเอาไว้เสมอ นอกจากนี้เมื่อเราจ่ายเงินซื้อบริการใดๆ ก็ตาม อย่าลืมออกเอกสารหัก ณ ที่จ่ายทุกครั้งด้วย เพื่อให้ผู้ถูกหักภาษี ณ ที่จ่าย เก็บไว้เป็นหลักฐานในการยื่นภาษี โดยภาษีหัก ณ ที่จ่ายจะมีอัตราการหักแตกต่างกันไป เช่น 1% ค่าขนส่ง 2% ค่าโฆษณา 3% ค่าบริการ 5% ค่าเช่า เป็นต้น

ค่าใช้จ่ายทั้ง 2 ประเภทนี้ จะช่วยให้เจ้าของกิจการรู้ว่า กำไรขาดทุนก่อนหักภาษีเป็นเท่าไหร่ ซึ่งถือเป็นตัวชี้วัดความสามารถในการทำกำไรของบริษัท ที่ต้องรายงานในงบกำไรขาดทุนของบริษัทด้วย เราสามารถคำนวณกำไรขาดทุนได้ง่ายๆ โดยนำ รายได้ – (ค่าใช้จ่ายในการขาย + ค่าใช้จ่ายในการดำเนินการ) = กำไรข้างต้นก่อนภาษี

ยกตัวอย่างเช่น

รายได้ 20,000 – [ค่าใช้จ่ายในการขาย 7,000 + ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน 4,000] = กำไรข้างต้นก่อนภาษี 9,000 บาท

เครื่องมือช่วยทำบัญชีสำหรับเจ้าของกิจการมือใหม่

เมื่อเจ้าของกิจการรู้แล้วว่า ต้องวางแผนบัญชีด้วยตัวเองอย่างไร คำถามถัดมาคือ จะใช้เครื่องมืออะไรในการออกเอกสารต่างๆ ดี เพราะมีให้เลือกมากมายเต็มไปหมด ถ้าจะให้พูดถึงเครื่องมือที่เจ้าของกิจการหลายคนนิยมใช้ ก็ต้องขอแนะนำโปรแกรมบัญชีออนไลน์ FlowAccount เพราะใช้งานไม่ยาก และช่วยให้การทำบัญชีง่ายขึ้นได้จริง นอกจากนี้ยังมีจุดเด่นหลักๆ ที่น่าสนใจ คือ

มีฟอร์มออกเอกสารเป็นมาตรฐานถูกต้องตามหลักของกรมสรรพากร และมีระบบการรันเลขอัตโนมัติ ทำให้เปิดเอกสารได้รวดเร็วและเป็นระบบ ลดความผิดพลาดได้ดี ส่งต่อให้สำนักงานบัญชีได้อย่างสะดวก นอกจากนี้แบบฟอร์มยังมีหน้าตาสวยงาม น่าเชื่อถือ

สร้างใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ และใบกับกำภาษี/ใบเสร็จรับเงิน ต่อจากใบเสนอราคาได้เลย ไม่ต้องคีย์ใหม่ทุกครั้ง แค่คลิกเลือกสถานะของเอกสาร ระบบจะเปลี่ยนหัวเอกสารให้ทันที

อัปเดตสถานะเอกสารได้ ช่วยให้ไม่ลืมวางบิล

สร้างเอกสารและแชร์ไปให้ลูกค้าได้จากแอปฯ มือถือ ทำให้สามารถใช้งานได้ทุกที่ทุกเวลา แม้จะอยู่นอกออฟฟิศ หรือเดินทางไปต่างประเทศ

มีฟังก์ชั่นแบ่งค่าใช้จ่ายเป็นหมวดหมู่ ทำให้สามารถบันทึกรายจ่ายได้อย่างสะดวก ทั้งค่าใช้จ่ายในการขาย และค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน

ช่วยคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่าย และออกหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายได้ง่ายๆ

แสดงรายงานกำไรขาดทุนเบื้องต้นให้อัตโนมัติทุกๆ สิ้นเดือน ทำให้รู้สุขภาพบริษัทอยู่เสมอ

เมื่อเข้าใจหลักการทำบัญชีเบื้องต้น และรู้จักเครื่องมือทุ่นแรงในการทำบัญชีแบบนี้แล้ว เรื่องบัญชีก็ไม่น่าจะใช่เรื่องยากและน่ากลัวสำหรับเจ้าของกิจการอีกต่อไป

สมัครง่ายไม่ต้องใช้บัตรเครดิต ทดลองใช้ฟรี 30 วัน FlowAccount โปรแกรมบัญชี ออนไลน์

ได้ที่ https://flowaccount.com