พอนึกถึงเรื่อง “บัญชี” เจ้าของธุรกิจมือใหม่หลายคนก็แทบอยากจะวิ่งหนีแล้ว บ้างก็ไม่ถนัดด้านตัวเลข ไม่รู้ว่าต้องเริ่มต้นจากตรงไหน และกลัวว่าจะทำผิดพลาด บ้างก็ไม่มีเวลามานั่งโฟกัส เพราะมัวแต่ยุ่งอยู่กับการจัดการเรื่องอื่นๆ

ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลไหนก็ตาม สุดท้ายแล้วเรื่องบัญชีเป็นสิ่งที่เราต่างหนีไม่พ้น เพราะหากไม่ทำบัญชี ก็ไม่มีทางรู้ได้เลยว่า กิจการของเรามีกำไรขาดทุนเป็นจำนวนเท่าไหร่ และยังส่งผลให้ไม่สามารถวางแผนธุรกิจต่อไปได้

อย่างไรก็ตาม ทุกวันนี้มีเครื่องมืออำนวยความสะดวกอย่าง “โปรแกรมบัญชี” มาเป็นตัวช่วยแล้ว ทำให้ไม่ต้องมานั่งคำนวณรายรับ-รายจ่ายเองเหมือนแต่ก่อน เรียกง่ายๆ ว่า ช่วยเปลี่ยนเรื่องที่น่ากลัว ให้เป็นมิตรต่อเจ้าของธุรกิจมากยิ่งขึ้น FlowAccount จะพามาดูว่า การทำบัญชีเบื้องต้นด้วยการใช้ระบบบัญชีนั้น ช่วยให้เราจัดการบัญชีรายรับรายจ่ายได้ง่ายขึ้นอย่างไร

1. เปิดเอกสารการขายรวดเร็ว แม่นยำ และเป็นระบบมากขึ้น

ทุกครั้งที่ขายสินค้าหรือบริการออกไป เราจำเป็นต้องเปิดเอกสารเสมอ เพื่อให้สามารถสรุปยอดขายได้ รู้ถึงกระแสเงินสด (Cash Flow) ว่ากิจการมีเพียงพอสำหรับการดำเนินธุรกิจหรือไม่ และยอดค้างรับของกิจการ

เอกสารที่ผู้ประกอบการจำเป็นต้องทำ มีด้วยกัน 3 อย่าง ได้แก่

ใบเสนอราคา ใช้สำหรับเสนอราคาสินค้าและบริการให้กับลูกค้าของเรา เพื่อให้ลูกค้าพิจารณาและอนุมัติก่อนสั่งซื้อ

ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ ใช้สำหรับแจ้งเตือนให้ฝ่ายบัญชีของลูกค้าชำระเงินตามกำหนด และ

ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน หรือใบเสร็จรับเงิน ใช้ออกให้กับลูกค้าเพื่อเป็นหลักฐานว่า ได้รับเงินจากการขายสินค้าหรือให้บริการเรียบร้อยแล้ว

ผู้ประกอบการหลายคนที่ใช้วิธีดั้งเดิม คือการสร้างเอกสารด้วยโปรแกรม Excel ซึ่งมักจะเจอปัญหาการกรอกข้อมูลไม่ถูกต้องอยู่บ่อยๆ ทำให้ต้องเสียเวลาแก้ไข และส่งไฟล์ให้ลูกค้ากลับไปกลับมาหลายครั้ง หรืออาจพลาดการวางบิลในรอบนั้นๆ ไปเลยก็มี แต่ถ้าเราใช้โปรแกรมบัญชีเข้ามาช่วย ก็จะทำให้ลดความผิดพลาดได้มากขึ้น เพราะมีแบบฟอร์มมาตรฐานที่ถูกต้องตามหลักสรรพากร และมีระบบรันเลขอัตโนมัติ ทำให้เปิดเอกสารได้อย่างรวดเร็ว แม่นยำ แถมยังลิงก์ข้อมูลจากเอกสารมาบันทึกบัญชีให้อัตโนมัติ

นอกจากนี้ โปรแกรมบัญชียังช่วยให้เราไม่ต้องเขียนบิลเงินสดด้วยตัวเองอีกต่อไป แค่เชื่อมต่อคอมพิวเตอร์เข้ากับเครื่องปรินต์ หรือเครื่องเทอร์มอล (สำหรับใบเสร็จอย่างย่อ) ก็สามารถพิมพ์สลิปใบเสร็จออกมาได้เลย จากนั้นระบบก็จะบันทึกข้อมูลรายการที่ขายไป พร้อมยอดขายต่อใบเสร็จให้โดยอัตโนมัติ ช่วยประหยัดเวลาได้เป็นอย่างดี ไม่ต้องปวดหัวกับการนั่งทำบัญชีรายรับด้วยตัวเอง

รูปค่าใช้จ่ายที่ต้องบันทึก ต้นทุนขาย และ ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน

จดบันทึกรายจ่ายสะดวก แบ่งเป็นหมวดหมู่ชัดเจน

การทำบัญชีรายจ่ายถือเป็นอีกหนึ่งงานเบสิกที่เจ้าของธุรกิจจำเป็นต้องทำ เพื่อที่จะได้รู้ว่า เราจ่ายเงินไปกับอะไรมากที่สุด และประเมินต่อได้ว่า จะวางแผนธุรกิจอย่างไร และที่สำคัญคือ ทำให้เรารู้งบการเงินของกิจการอยู่ตลอดเวลา โดยไม่ต้องรอปิดรอบบัญชี

ค่าใช้จ่ายที่ต้องบันทึกนั้น แบ่งออกเป็น 2 ส่วน ส่วนแรก คือ ต้นทุนขาย (Cost of Goods Sold: COGS) เป็นค่าใช้จ่ายในการสั่งซื้อสินค้าเข้ามาขาย บวกด้วยค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่ทำให้เกิดสินค้าพร้อมขายหรือบริการเกี่ยวข้องตามธุรกิจนั้นๆ เช่น ค่าขนส่ง ค่าฉลาก ค่าวัตถุดิบ ค่าแรงงาน ค่าเสื่อมเครื่องจักร หากมีโปรแกรมบัญชี เราก็สามารถออกใบสั่งซื้อและใบรับสินค้าได้ง่ายๆ อีกทั้งยังบันทึกค่าใช้จ่ายเป็นหมวดหมู่ได้อีกด้วย ช่วยให้การทำบัญชีรายจ่ายสะดวกรวดเร็วมากขึ้น

ค่าใช้จ่ายส่วนถัดมา คือ ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน (Operating Cost) ที่สามารถแบ่งได้เป็น ค่าใช้จ่ายในการขาย (Selling Expense) และ ค่าใช้จ่ายในการบริหาร (Admin Expense) ไม่ว่าจะเป็น ค่าโฆษณา ค่าเช่าออฟฟิศ ค่าอุปกรณ์สำนักงาน ค่าน้ำ ค่าไฟ รวมไปถึงเงินเดือนของพนักงาน ที่ไม่เกี่ยวข้องกับส่วนการผลิตหรือบริการ เช่น เงินเดือนของพนักงานทำความสะอาด พนักงานรักษาความปลอดภัยของธุรกิจร้านอาหาร เป็นต้น เจ้าของธุรกิจต้องบันทึกค่าใช้จ่ายเหล่านี้เอาไว้ให้ครบถ้วน หากใช้โปรแกรมบัญชีมาช่วย ก็จะสามารถเบาแรงได้มากยิ่งขึ้น เพราะนอกจากจะบันทึกค่าใช้จ่ายได้ง่ายและเป็นหมวดหมู่แล้ว ตัวโปรแกรมยังช่วยคำนวณและออกหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย ออกเอกสาร กรอกข้อมูลง่าย พร้อมยื่นกรมสรรพากรทุกเดือนให้ได้เลย

อ่านมาถึงตรงนี้ จะเห็นได้เลยว่า การทำบัญชีนั้นไม่ใช่เรื่องน่ากลัวอย่างที่หลายคนคิด เพียงแค่เรามีตัวช่วยอย่างโปรแกรมบัญชี ก็สามารถทำบัญชีรายรับรายจ่ายได้อัตโนมัติ โดยไม่ต้องเสียเวลาคำนวณเอง และยังสามารถดูสรุปรายรับรายจ่ายในแต่ละวันผ่านทางแดชบอร์ด รวมทั้งดูรายงานสรุปงบกำไรขาดทุนได้แบบอัตโนมัติอีกด้วย ช่วยให้ผู้ประกอบการรู้ภาพรวมของธุรกิจอยู่เสมอ และปรับแผนธุรกิจได้อย่างทันท่วงที

โปรแกรมบัญชีออนไลน์ FlowAccount สามารถช่วยให้ความยุ่งยากข้างต้นของธุรกิจคุณทั้งหมดง่ายขึ้น ด้วยระบบการเปิดเอกสารตามมาตรฐานที่ถูกต้อง บันทึกรายการทั้งรายได้และค่าใช้จ่ายในระบบ พร้อมแนบหลักฐาน ทำง่ายๆ ผ่านปลายนิ้ว รองรับทั้งเว็บไซต์ และแอปมือถือ ทดลองใช้งานฟรีได้ที่

เว็บไซต์ FlowAccount